Acht Tipps für profitable Videokonferenzen

Dennoch schöpfen Unternehmen nur selten den vollen Nutzen ihrer Video-Lösungen aus. Polycom gibt acht Tipps, wie Videokonferenzen in Unternehmen profitabel werden.

1. Die örtliche Verfügbarkeit von Videokonferenzen genau planen
   Oft wird der Einsatz von Videokonferenzen auf die Chefetage oder auf spezifische Räume beschränkt, wie zum Beispiel in der Personalabteilung, wo Video für Vorstellungsgespräche genutzt wird. Um Video-Lösungen allerdings der breiten Masse zugänglich zu machen, müssen diese im gesamten Unternehmen omnipräsent sein – gerade in Unternehmen, mit Niederlassungen weltweit ist das eine wichtige Voraussetzung für eine ergebnisorientierte Zusammenarbeit.
2. Wissen, wer von Videokonferenzen profitieren soll
   Unternehmen, die mit Videokonferenzen ausschließlich das Ziel verfolgen, offizielle Niederlassungen kommunikativ miteinander zu verbinden, sind mit Raumlösungen gut ausgestattet. Sollen jedoch Mitarbeiter mit Kollegen nicht nur vom Konferenzraum, sondern auch vom Arbeitsplatz oder von unterwegs aus zusammenarbeiten, sollte dies mit integrierten Lösungen ermöglicht werden.
3. Video-Lösungen innerhalb des Unternehmens bewerben
   Um die Video-Nutzung innerhalb von Unternehmen weiter voranzutreiben, müssen Befürworter gefunden werden, die das Thema intern publik machen und beispielsweise in Lunch-Meetings genau erklären, wie Video – sei es über den Desktop, das Smartphone oder den Konferenzraum – im Unternehmen genutzt werden kann und was es dabei zu beachten gilt. Sehr schnell von Video profitieren kann beispielsweise die Marketing-Abteilung, die sich daher gut für diese Aufgabe eignen würde. Letztendlich sollte aber auch die Kommunikation des Themas via Infomaterial nicht vernachlässigt werden: Video-Anweisungen direkt neben dem PC oder zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters können viel bewirken.
4. Die Nutzung von Video so einfach wie möglich gestalten
   Nutzen Mitarbeiter Video im Unternehmen, können sowohl beim Aufsetzen von Videokonferenzen als auch beim Einwählen Probleme entstehen. Um dies zu vermeiden, sind Lösungen mit einer Kalender-Integration vorteilhaft, mit welcher Mitarbeiter Konferenzen einfach organisieren und schließlich mit einem Klick auf den Kalender starten können. Bei der Auswahl des Programms sollte darauf geachtet werden, dass dieses weitestgehend in bestehende und bereits vertraute Workflows integriert werden kann. Zum Beispiel, indem jedem Mitarbeiter eine eigene virtuelle Konferenzraum-Nummer zur Verfügung gestellt wird – um Einwahldaten müssen sich diese Angestellten dann keine Sorgen mehr machen.
5. Den Anforderungen von Konferenzen gerecht werden
   Welche Anforderungen haben Mitarbeiter an eine Videokonferenz? Eine gute Video- und Audioqualität ist absolut ausschlaggebend, um den Fokus tatsächlich auf das Meeting und seine Inhalte zu lenken. Bei der Ausstattung von Videokonferenz-Räumen ist es deshalb wichtig, darauf zu achten, dass das passende Audio-System für die Umgebung vorhanden ist. Darüber hinaus spielt das Teilen von Content eine entscheidende Rolle: viele Lösungen bieten die Funktion an; wie und über welche Endgeräte der Content letztendlich geteilt werden soll, gilt es allerdings vor der Implementierung zu diskutieren.
6. Konsistenz über das Unternehmen hinweg beibehalten
   Gibt es in allen Konferenzräumen innerhalb eines Unternehmens die gleichen Benutzeroberflächen, verhindert dies nicht nur Rätselraten bei den Mitarbeitern, sondern spart enorm Zeit. Um die Nutzung weiter zu erleichtern, sollte auf unzählige Fernbedienungen oder Verkabelungen, die die Komplexität unnötig erhöhen, verzichtet werden.
7. Kosten planen und im Blick behalten
   Nach dem Roll-out einer Video-Lösung soll diese genutzt werden. Dass dabei Kosten für die Datenübertragung entstehen, sollte von vornherein einberechnet werden. Dennoch: auch die Datenübertragung wird zukünftig immer günstiger werden. Zudem bieten neue Technologien, wie HD Video eine günstige Alternative, bei guter Leistung.
8. Videokonferenzen analysieren
   Das wichtigste in der heutigen Unternehmenswelt ist der ROI. Die implementierte Video-Umgebung muss deshalb regelmäßig analysiert werden, um herauszufinden, wie hoch die tatsächliche Auslastung, Nutzerakzeptanz und Produktivität der Collaboration-Lösung sind und wie diese weiter optimiert werden können. Dann wird es auch positive Auswirkungen auf den ROI geben.