Betriebsausflug mit Bonus vom Fiskus – gut für Motivation und Miteinander

Gerade in der wärmeren Jahreszeit sind sie eine gute Alternative zu herkömmlichen Betriebsveranstaltungen. Zu denen gehören generell Feste auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben. Darunter fallen zum Beispiel Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern, Pensionärstreffen, bestimmte Abteilungs- oder Filialfeiern und eben auch Betriebsausflüge. Sie sind eine willkommene Möglichkeit, den Mitarbeitern einmal außerhalb des normalen Arbeitsalltages für die geleistete Arbeit zu danken und als Motivation gedacht für ein über die Arbeit hinausgehendes zwischenmenschliches Miteinander. Deshalb werden auch gern Partner und sonstige Angehörige mit eingeladen. Aber es sind bei derartigen Veranstaltungen besondere Regeln zu beachten, die die steuerliche Begünstigung sichern. Aktuell festgeschrieben sind diese Kriterien im Zollkodex-Anpassungsgesetz, das seit dem Januar 2015 Gültigkeit hat.

Definition Betriebsveranstaltungen

Eine Betriebsveranstaltung liegt grundsätzlich nur dann vor, wenn die Teilnahme nicht auf bestimmte Gruppen beschränkt ist, sondern allen Angehörigen eines Unternehmens oder eines Betriebsteils offen steht. Aber in der Praxis gibt es Ausnahmen: Das bedeutet, dass ein begrenzter Teilnehmerkreis unter bestimmten Umständen ebenfalls steuerlich unschädlich sein kann, nämlich dann, wenn die Begrenzung sich nicht als Bevorzugung ausgewählter Gruppen darstellt, sondern sich die Abgrenzungen aus betriebsstrukturellen Konstellationen ergeben. Arbeiten beispielsweise bestimmte Abteilungen besonders eng zusammen, kann die Auswahl für einen Betriebsausflug sich auf diesen Teilnehmerkreis beschränken. Auch gibt es Veranstaltungsangebote, die nach Art des Dargebotenen nur für einen beschränkten Kreis von Interesse ist, so ein Treffen, das sich speziell an Personen im Ruhestand wendet oder das im Zusammenhang mit definierten Jubiläen wie Betriebszugehörigkeit o. ä. steht. Grundsätzlich können zwei Veranstaltungen pro Jahr mit Steuerbonus durchgeführt werden.

Freibetrag statt Freigrenze

Eine wesentliche Änderung in der Bewertung von betrieblichen Veranstaltungen, auf die natürlich auch im Zusammenhang mit einem gemeinsamen Betriebsausflug zu achten ist, ergibt sich durch die Umwandlung der vorher gültigen Freigrenze von 110 Euro in einen gleich hohen Freibetrag. Waren die üblichen Zuwendungen eines Arbeitgebers an seine Mitarbeiter im Rahmen von betrieblichen Veranstaltungen bis zu einer Freigrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer (inkl. Umsatzsteuer) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, so hatte diese jedoch den Nachteil, dass eine Überschreitung auch nur um einen einzigen Cent dazu führen konnte, dass die gesamten Zuwendungen für den Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil bzw. steuerbarer Arbeitslohn zu behandeln waren. Diese Praxis wurde geändert, indem ein Freibetrag bis zu 110 Euro pro Veranstaltung angesetzt werden kann. Wird dieser überschritten, so wird lediglich der darüber liegende Anteil steuer- und sozialabgabenpflichtig. Dieser Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung kann pauschal mit 25 Prozent besteuert werden.

Anrechnungsfähige Aufwendungen

Entgegen früherer Gepflogenheiten, bei denen nur die „unmittelbar konsumierbaren“ Aufwendungen wie etwa Speisen und Getränke oder in gewissem Umfang auch Musik oder künstlerische Darbietungen von den teilnehmenden Arbeitnehmern zu tragen waren, fließen nunmehr in den Freibetrag alle Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung ein. Dazu gehört - über die oben bereits genannten Kosten hinaus - auch die Übernahme von Beförderungskosten im Rahmen der Betriebsveranstaltung selbst. Diese spielen zweifellos bei einem Betriebsausflug eine besondere Rolle, wie etwa eine Dampfer- oder Kahnfahrt oder eine Busfahrt mit attraktivem Besichtigungsprogramm. Nicht vergessen werden dürfen eventuelle Raummieten und alle Elemente eines Unterhaltungsprogramms, Eintrittskarten, kleine Aufmerksamkeiten oder Barzuwendungen, die stellvertretend gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist. Des Weiteren werden auch die Kosten für die Begleitperson in die 110 Euro-Grenze des Arbeitnehmers mit eingerechnet. Diese Regelung kann künftig schnell zur Überschreitung des Freibetrags und zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen, wird jedoch durch die Einführung des Freibetrages anstelle der bisherigen Freigrenze etwas entschärft. Für die Berechnung der Arbeitnehmeranteile an den Gesamtkosten sind alle zu berücksichtigenden Aufwendungen zusammenzurechnen und zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Der Arbeitgeber seinerseits wird bei intelligenter Ausflugsgestaltung die Möglichkeit haben, den steuer- und sozialabgabenfreien Rahmen für seine Mitarbeiter einzuhalten bzw. geschickt auszuschöpfen.

Fazit

Damit ein mit guter Absicht geplanter Betriebsausflug sich auch steuerlich für alle Beteiligten rechnet, ist eine versierte und umsichtige Vorbereitung notwendig. Deshalb empfiehlt es sich, bereits vor der Konzeption und Planung professionellen Steuerrat einzuholen. Experten für derartige Klärungen sind u. a. zu finden im Steuerberater-Suchdienst der Steuerberaterkammer München unter www.steuerberaterkammer-muenchen.de.