Buchführung im digitalen Zeitalter

„Sich um die GoBD nicht zu kümmern – das ist wie Fahren ohne Führerschein“, sagt Doris Dreyer, Geschäftsführerin der FibuNet GmbH. Zum 1. Januar 2015 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die fast 20 Jahre alten Grundsätze ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) durch die GoBD ersetzt. Dreyer weiß durch zahlreiche Kundenprojekte ihres auf Lösungen für Finanzbuchhaltung und Controlling spezialisierten Softwareunternehmens, vor welchen Herausforderungen Unternehmen angesichts der Vorgaben des Finanzministeriums stehen. „Viele Unternehmen und Selbstständige müssen Anpassungen in ihren kaufmännischen Prozessen vornehmen. Aber wirklich alle müssen zumindest ihre Verfahrensdokumentationen überprüfen“, so Dreyer. Das Tückische: Ein Nichtbeachten der neuen GoBD kann bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen. „20 Jahre ist es gut gegangen, dann wird es auch die nächsten 20 Jahre gutgehen – diese Haltung funktioniert mit den GoBD nicht. Im Extremfall ist eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen möglich“, warnt Dreyer.

Worum geht es?

Die neuen GoBD sind sehr umfangreich. Es geht unter anderem um die zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen, Unveränderbarkeit der Buchungen und Daten, Aufbewahrung von (digitalen) Unterlagen sowie die Verfahrensdokumentation digitaler Abläufe. Daraus leitet sich dann die Forderung ab, die eingesetzten Verfahren zum besseren Verständnis zu dokumentieren. „Viele der Regelungen sind nicht wirklich neu“, sagt Dreyer. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann – sie muss also klar und übersichtlich sein.

Einige der wichtigsten Anforderungen im Überblick:

• Geschäftsfälle müssen zeitnah verbucht werden, d.h. innerhalb von 8 bis 10 Tagen.
• Empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe erhalten erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch die Funktion eines Buchungsbelegs.
• Die Buchungen dürfen in einem Archiv aufbewahrt werden, wenn dieses über die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten verfügt wie das Produktivsystem.
• Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung und enthält sie darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig.
• Rechnungen und andere Belege dürfen eingescannt werden, wenn das entsprechende Verfahren die GoBD-Anforderungen erfüllt. Die Dokumente brauchen dann nicht mehr für die Buchhaltung als Papierbeleg vorgehalten zu werden – sofern nicht andere Regelungen einen Originalbeleg erfordern.
• Der Papierbeleg sollte sogar aus dem Verkehr gezogen werden, damit keine Vermerke mehr darauf gemacht werden können. Geschieht dies doch, so ist der Papierbeleg mit den Vermerken erneut einzuscannen und unter dem gleichen Objekt (gleicher Index) abzulegen.
• Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sollten generell in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. als PDF). Werden die Daten jedoch konvertiert, ist es nicht zulässig, die bereits bestehende „maschinelle Auswertbarkeit“ zu reduzieren.
• Für jedes für die Buchhaltung eingesetzte DV-Verfahren wird eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt, wobei der Umfang von der Komplexität und Diversifikation des Unternehmens abhängt.

Wer ist betroffen?

Betroffen von den GoBD sind nicht nur bilanzierungspflichtige Unternehmen, sondern alle Buchführungs- beziehungsweise Aufzeichnungspflichtigen, das heißt auch sogenannte Einnahmenüberschuss-Rechner, wie etwa Kleinstunternehmen und die meisten Freiberufler, also zum Beispiel Ärzte, Architekten, Fotografen oder auch Journalisten. Zudem beziehen sich die GoBD auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung, wie etwa die Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnungen und Zeiterfassungen, einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. „Sofern in einem der genannten Systeme Belege anfallen, die einzeln oder in Summe Niederschlag in der Buchführung finden, kann man davon ausgehen, dass eine Aufbewahrungspflicht besteht und muss deshalb GoBD-konform handeln“, sagt Dreyer. Deshalb sollten diese Systeme bei der Überprüfung des unternehmensinternen Handlungsbedarfs unbedingt mit einbezogen werden.

GoBD als Pflicht und als Chance

„Letztlich geht es nur um eines: dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren“, sagt Doris Dreyer. Das Bundesministerium für Finanzen schreibt dem Steuerpflichtigen zwar nicht vor, wie er seine IT-Umgebung gestalten soll. „Allerdings stellen die GoBD Anforderungen, die mit einem einfachen Dateisystem nur schwer ausreichend bedient werden können“, sagt Dreyer. Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass der Fiskus elektronisch aufgerüstet hat. „Von der Elster-Umsatzsteuer-Voranmeldung über den GDPdU-Export bis hin zur E-Bilanz – das Finanzamt hat mittlerweile alle Daten in elektronischer Form vorliegen. Diese ermöglichen es den Finanzämtern, alle Geschäftsvorfälle detailliert unter die Lupe zu nehmen“, sagt Dreyer. So können sie auch Plausibilitätsprüfungen und Zeitreihenvergleiche vornehmen. Deshalb sollten sich nach Empfehlung der Expertin Unternehmen und Selbstständige schnellstmöglich an die Umsetzung der GoBD machen. „Letztendlich dürfen Unternehmen es nicht nur als Pflicht sehen, sondern auch als Chance, um die Geschäftsprozesse einer eingehenden Auditierung zu unterziehen und an den Stand der aktuellen Rechtslage anzupassen“, so Doris Dreyer. „Das interne Kontrollsystem sichert somit auch das Betriebsvermögen.“