Der Siegeszug des digitalen Bewerbungsprozesses

Bewerbungen digital einzuschicken, ist schon länger gang und gäbe – die analoge Bewerbungsmappe ein Relikt aus alten Zeiten. Auch Vorgespräche wurden schon früher per Telefon oder Skype geführt. Doch in Zeiten, in denen Corona den persönlichen Kontakt größtenteils unterbindet, müssen Unternehmen noch weiter gehen: Bewerbungsprozesse werden vollständig digitalisiert und selbst das Einarbeiten neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter findet komplett aus dem Homeoffice statt.

Diese Methode funktioniert selbstverständlich im Dienstleistungssektor am besten, wo ohnehin die meisten Prozesse entweder schon digital sind oder zumindest digital werden könnten. Auch hier dient Corona als Treiber der Digitalisierung: Wo Menschen sich nicht mehr sehen, um ihre Arbeit zu leisten, und auf analoge Unterlagen nicht mehr zugreifen können, muss digitalisiert werden.

Eine Herausforderung für alle Beteiligten

Für Bewerbungsprozesse heißt dies: Sie sehen Ihre Bewerber*innen nur über Tools wie Skype, Microsoft Teams oder Zoom. Das bringt Vor- und Nachteile mit sich. So sind Sie und Ihre Bewerber*innen zeitlich viel flexibler als bei einer möglicherweise langwierigen Anreise. Sie können Ihren Bewerbungsprozess kleinschrittiger über mehrere Etappen verteilen oder sogar spontan per Screensharing Einblicke in die zu leistende Arbeit gewähren.

Andererseits fehlen bei Video-Gesprächen Elemente, an die wir uns früher bei Bewerbungsgesprächen und der Arbeit generell gewöhnt haben: Beispielsweise ist es nur eingeschränkt möglich, auf Gestik und Mimik zu reagieren oder Augenkontakt herzustellen, was es erschwert, eine persönliche Bindung aufzubauen und die Person menschlich einschätzen zu können. Auch der Gesprächsfluss ändert sich.Es ist beispielsweise schwieriger, in etwas Gesagtes einzuhaken, weil die Technik zwischen den beteiligten Menschen steht und wiederum die Hinweise durch Gestik und Mimik fehlen, um z. B. eine Unterbrechung einzuleiten. Generell ist Hardware ein Thema: Hält die Internetverbindung? Ist Ihre Kamera geeignet – verfügen die Gesprächspartner*innen ebenfalls über eine Kamera? Und auch wenn Sie Tests durchführen möchten, müssen Sie diese ganz neu gestalten, da Sie niemanden mehr mit Zettel und Stift an einen Tisch und sich daneben setzen können. Herausfordernd am digitalen Bewerbungsprozess sind also zwei Komponenten: Die Gewohnheit der Menschen daran, sich physisch zu begegnen, und das Hineinspielen von externen Faktoren wie der Hardware bei Bewerber*innen, die beim klassischen Bewerbungsgespräch irrelevant gewesen wären.

Wie läuft Ihr digitaler Bewerbungsprozess runder?

In Kenntnis dieser Herausforderungen lassen sich zumindest einige Probleme im Voraus minimieren und Verhaltensweisen für das Gespräch anpassen. Dafür haben wir einige Hinweise für Sie zusammengestellt:

1. Weisen Sie im Vorhinein darauf hin, dass Sie den Bewerbungsprozess digital durchführen wollen, am besten schon in der Ausschreibung.
2. Erläutern Sie bei der Einladung zum Gespräch den weiteren technischen Prozess, damit Bewerber*innen die nötigen Voraussetzungen schaffen können. Bieten Sie ggf. einen Technik-Check vor dem eigentlichen Gespräch an.
3. Sorgen Sie auch auf Ihrer Seite für Professionalität: Tech-Check, die Auswahl des richtigen Hintergrunds und der Beleuchtung und eine möglichst ungestörte Gesprächssituation lassen sich planen.
4. Gehen Sie auch im Gespräch auf die besondere Situation ein, um Anspannung zu lindern und eine empathische Basis zu schaffem.
5. Reden Sie bewusst langsam und deutlich, stellen Sie Augenkontakt her und nutzen Sie die Möglichkeiten zur sozialen Interaktion, die Ihnen geblieben sind.
6. Teilen Sie Ihren Bewerbungsprozess ggf. in mehrere Schritte auf: Per Video-Gespräch ist die Aufmerksamkeit schneller weg als im persönlichen Gespräch. Außerdem können Sie sich so einen ersten Eindruck verschaffen und dann entscheiden, ob sich eine Fortsetzung des Prozesses lohnt.

Gut möglich, dass Bewerbungen und sonstige Gespräche noch eine ganze Weile digital stattfinden müssen. Deshalb ergibt es Sinn, aus der Not eine Tugend zu machen und sich zu überlegen, welche Teile des Prozesses in Ihrem Unternehmen generell digital bleiben könnten und von welchen Schritten Sie dauerhaft profitieren. Beispielsweise gibt Ihnen ein digitaler Prozess schon Hinweise darauf, wie technikaffin Ihre Bewerber*innen sind und Sie können Ihrerseits zeigen, wie innovativ und modern Ihr Unternehmen ist, um so die geeigneten Bewerber*innen anzuziehen. Und natürlich können Sie digital entspannter mehr Bewerber*innen einladen, um festzustellen, wer grundsätzlich geeignet wäre, um erst dann ein persönliches Kennenlernen (auch mit dem Team) oder Tests einzuplanen.