Input statt lästigem Pflichttermin – Jahresendgespräche, wie sie sein sollten

Das beobachtet Doris Mailänder, Geschäftsführerin der Hamburger Personalberatung TreuenFels: „Insbesondere in unserem Spezialgebiet, dem Finanz- und Rechnungswesen sowie im Controlling, baut man allein auf gewachsene Strukturen und oft langjährige Beziehungen. Anders als etwa im Vertrieb werden nur selten Mitarbeitergespräche geführt.“ Dabei sei das direkte Gespräch die beste Gelegenheit, um Wert­schätzung zu vermitteln, Ängste oder Kündigungsabsichten abzubauen und Mitarbeiter zu binden. „Im Gespräch erreicht man mit wenig Aufwand so viel mehr als mit dem Riesenprogramm zum Employer Branding“, so Mailänder.

Doch auch namhafte Konzerne mit festem Turnus und ausgefeilten Bewertungskriterien haben mit dem Jahresendgespräch oft ihre liebe Not: Ihr Fokus liegt nicht darauf, wie die Leistung des Mitarbeiters gesichert oder weiter gesteigert werden kann. „Das Gespräch dreht sich oft nur um die Arbeit des Mitarbeiters in der Vergangenheit, um die ‘Note‘ für die erbrachte Leistung. Denn das entscheidet darüber, ob er eine Gehaltserhöhung oder eine Prämie erhält“, sagt Mailänder. „Andere Fragen sind da nachrangig.“ Sie fordert darum: „Weniger rechnen, mehr reden!“

3 Tipps für bessere Mitarbeitergespräche

Die Personalexpertin fordert, im Gespräch weniger die Beurteilung als vielmehr künftige Herausforderungen in den Fokus zu rücken: „Fragen Sie sich: ‚Was erfordern die aktuelle und die künftige Arbeitssituation?‘ – und werden Sie konkret!“ Oft genug wird in Stellenausschreibungen bei externen Bewerbern zum Beispiel Know-how zur Digitalisierung vorausgesetzt, doch an die Stammbelegschaft werden keine Erwartungen dazu formuliert. Sie rät weiterhin: „Achten Sie auf Ihren Gesprächsanteil! Meist schildert der Chef seine Sicht auf das Jahr, sein Anteil liegt bei bis zu 75 Prozent. Der Mitarbeiter begründet und verteidigt sich nur, dabei sollte der Großteil der Rede doch von ihm kommen.“

Die größten Schwierigkeiten im Jahresgespräch entstehen durch missverständliche Kommunikation: „Reden Sie Klartext, nur so können Sie einander ein- und wertschätzen.“ Ziel ist es, gemeinsam herauszufinden, was der Mitarbeiter gut kann und mag und wie er entsprechend eingesetzt werden kann. „Was den Menschen besonders motiviert oder bremst, das kann kein Fragebogen erspüren. Das braucht ein offenes Ohr und konstruktiven Umgang.“ Am besten wirkt Feedback-Kultur, wenn sie laufend gepflegt wird: „Wir bei TreuenFels etwa sprechen quartalsweise mit allen Mitarbeitern. Gern auch öfter, weil viele projektorientiert, in wechselnden Teams und an verschiedenen Standorten arbeiten“, so Mailänder.