Rechnungen richtig korrigieren

Schnell schleichen sich auf Rechnungen Fehler ein, die weitreichende Auswirkungen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger haben. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht für Rechnungen zahlreiche Pflichtangaben vor. Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, kann der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Zudem muss der Rechnungssteller für falsch ausgestellte Rechnungen womöglich unnötig Umsatzsteuer abführen. Zwar bleibt grundsätzlich die Möglichkeit zur Rechnungskorrektur, doch drohen dadurch beträchtliche Mehraufwände und Zusatzkosten.

Die Erstellung von Rechnungen erfordert höchste Sorgfalt, um Lawineneffekte zu vermeiden, mahnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Die Pflichtangaben gemäß § 14 und § 14 a UStG sollten genau eingehalten werden. "Besonders fehlerträchtig ist das Vervielfältigen von Rechnungen mittels Kopierfunktion", sagt Uta-Martina Jüssen, Mitglied im Präsidium des BVBC. "So kommt es leicht zu fehlenden und fehlerhaften Positionen, beispielsweise bei Leistungszeitraum oder Rechnungsbetrag." Tippfehler und Ungenauigkeiten etwa im Firmennamen sind verzeihlich, sofern die Pflichtangaben eindeutig erkennbar sind.

Dem Leistungsempfänger ist ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug möglich. Deshalb wird er fehlerhafte Rechnungen beim Leistungserbringer reklamieren. Der Rechnungssteller ist zur Rechnungskorrektur verpflichtet, die nur er allein vornehmen darf. Bei der Rechnungsberichtigung ist erhöhte Vorsicht geboten, um die Problematik nicht weiter zu verschärfen. Selbstverständlich muss auch die Korrekturrechnung alle umsatzsteuerlichen Formvorgaben einhalten. Es empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und als Rechnungsstorno oder Rechnungskorrektur gekennzeichnet. Die neue Rechnung wird mit einer neuen Rechnungsnummer und einem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung versehen (z.B. ersetzt Rechnung Nr. 1234 vom 5.3.2015).

"Das Berichtigungsdokument muss der Ursprungsrechnung eindeutig zuzuordnen sein", betont BVBC-Expertin Jüssen. "Andernfalls wird die Rechnungskorrektur leicht als neue Rechnung angesehen." Dann kommt es schnell zu ärgerlichen Falschüberweisungen und Fehlbuchungen, was für Missstimmung unter Geschäftspartnern sorgen kann.

Nicht selten fallen fehlerhafte Rechnungen erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung auf. Dem Rechnungsempfänger ist es dann nur mit enormem Aufwand oder überhaupt nicht mehr möglich, eine korrigierte Rechnung zu erhalten. Grund: Die Ansprechpartner existieren nicht mehr oder das Unternehmen wurde aufgelöst. Entsprechend wichtig ist eine umgehende und gewissenhafte Rechnungseingangsprüfung durch den Leistungsempfänger. Sonst drohen die nachträgliche Streichung der Vorsteuer und empfindliche Nachzahlungen.

Tipp des BVBC: Eine verspätete Rechnungskorrektur ist grundsätzlich zu vermeiden. Steuerzahler müssen auf Nachforderungen vom Finanzamt hohe Zinsen zahlen. Die Crux: Nach der bisherigen Rechtsauffassung wirkt eine Rechnungsberichtigung nicht zurück. Die Finanzbehörden erheben für die Kürzung der Vorsteuer regelmäßig Nachzahlungszinsen von sechs Prozent pro Jahr. So stehen für Unternehmen schnell erhebliche Summen im Raum. "Betroffene Unternehmen können allerdings auf ein positives Urteil des Europäischen Gerichtshofs hoffen, der die Bedingungen einer rückwirkenden Rechnungskorrektur klären soll", sagt BVBC-Expertin Jüssen. Sie können unter Hinweis auf das anhängige EU-Verfahren Einspruch gegen die Zinsfestsetzung einlegen.