Von 0 auf 100: Effiziente Kommunikation ist gefragt

Dr. Tim Jeske, wissenschaftlicher Experte des Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e. V., weiter: „Viele im kleinen Rahmen entwickelte Techniken finden nun den Weg in die breite Praxis. Das erfordert: Schnell digitale Kompetenzen entwickeln und Flexibilität unter Beweis stellen. Das gilt für Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen.“

Richtig kommunizieren will gelernt sein

„Es fängt schon bei der Kommunikationskompetenz an“, so Jeske. Die Digitalisierung und Industrie 4.0 sorgen dafür, dass Informationen und Techniken immer besser und schneller verfügbar sind und genutzt werden können. „Doch Menschen müssen mit den vorhandenen Kommunikationsmedien vertraut sein. Das fängt bei der Auswahl des entsprechenden Mediums je nach Situation an.“ Mit Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Messengern und Videokonferenzen steht eine große Auswahl zur Verfügung. „Wer vorher schon viele verschiedene Kommunikationswege nutzte und somit geübt darin ist, hat jetzt in Krisenzeiten natürlich einen großen Vorteil“, so der Experte. Kriterien für die Auswahl eines Mediums können zum Beispiel sein: Verfügbarkeit des Adressatenkreises und der Informationen, Dringlichkeit der Nachricht oder Ausschluss von Missverständnissen.

Darüber hinaus müssen Nachrichten richtig formuliert werden. Hier ist wichtig, darauf zu achten: Versteht mein Empfänger, was ich sagen möchte? Welche Informationen braucht dieser, um mich zu verstehen? In einer globalen Welt kommen gegebenenfalls Sprachbarrieren dazu.

Ein Beispiel: Tipps für gelungene Telefon- und Videokonferenzen und gemeinsame Arbeit an einem Dokument

• Wenn Sie selbst nicht sprechen, schalten Sie das eigene Mikrofon stumm: Das vermeidet Rückkopplungen und Störgeräusche. Je mehr Teilnehmer, umso wichtiger ist das.
• Nutzen Sie ein Headset: So bleiben die Hände zum Beispiel für Maus und Tastatur frei. Freisprecheinrichtungen (bspw. internes Mikro und interne Lautsprecher des Laptops) sind dazu auch geeignet. Diese sollten aber besser nur bei wenigen Teilnehmern verwendet werden, da sie zu anfällig für Rückkopplungen und Störgeräusche sind.
• Schalten Sie die Videoübertragung ab, wenn die Datenverbindung zu schwach ist beziehungsweise Bild und Ton "ruckeln".
• Bei Videoübertragungen gegebenenfalls vorher schauen, ob der Hintergrund gezeigt werden kann (Sind private Dinge im Bild, die nicht gesehen werden sollen?) - manche Tools lassen auch ein Weichzeichnen des Hintergrunds zu.
• Das gemeinsame Arbeiten an einer Stelle in einem Dokument kann sehr gut über einen geteilten Bildschirm und eine begleitende Telefonkonferenz erfolgen (zu zweit bzw. mit wenigen Personen). Arbeiten an verschiedenen Stellen im gleichen Dokument wird über entsprechende Softwarewerkzeuge ermöglicht.

Unterschiedliches Vorwissen und Bereitschaft für neue Technologien

Die größte Hürde in Unternehmen zum Nutzen digitaler Instrumente ist das unterschiedliche Vorwissen und die unterschiedliche Affinität zu neuen Technologien. Wie kann die schnelle Einführung digitaler Technologien trotzdem gelingen, und wie können Angestellte auf diesem Weg mitgenommen werden? Wesentlich ist, den Beschäftigten zu verdeutlichen, welche Vorteile sie jetzt selbst durch die neuen Möglichkeiten haben. Für den Erfolg ist eine transparente Kommunikation und ein nutzerzentrierter Ansatz enorm wichtig.

Ein weiteres heikles Thema bei zunehmender Digitalisierung ist die Furcht vor Missbrauch von Daten. Hier müssen natürlich zum einen die gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. Zum anderen unterstützt eine vertrauensvolle Unternehmenskommunikation durch ausreichende Information und Aufklärung den Prozess.

Angebot des ifaa zum Thema

• Checkliste zur Gestaltung digitaler arbeitsbezogener Erreichbarkeit: https://www.arbeitswissenschaft.net/Checkliste_digitale_Erreichbarkeit
• Checkliste zur Gestaltung mobiler Arbeit: https://www.arbeitswissenschaft.net/Checkliste_mobile_Arbeit
• Checkliste Eigenverantwortung für Leistung und Gesundheit bei der Arbeit: https://www.arbeitswissenschaft.net/Checkliste_Eigenverantwortung
• Gutachten zur mobilen Arbeit: https://www.arbeitswissenschaft.net/gutachten-mobile-arbeit/